Nápady na prostor pro spolupráci v kanceláři – uspořádání nábytku a design

Nové Google Business Center bylo navrženo tak, aby zvýšilo pravděpodobnost náhodných setkání mezi kancelářskými pracovníky. Společnost Yahoo ukončila možnost práce na dálku. Podle generální ředitelky Marissy Mayer: „lidé jsou při osobní spolupráci nápaditější a inovativnější.“

V naší nové globální společnosti se způsoby práce rychle mění – a stejně tak i spolupráce v kanceláři. Vyvíjející se technologie a celosvětová konkurence činí byznys složitějším, provázanějším a dynamičtějším. Jak se dál rozvíjejí modely práce na dálku a hybridní práce, už nejde jen o to být fyzicky přítomen v kanceláři. Lidé pracují osobně i virtuálně, a proto se kanceláře musí přizpůsobit těmto novým způsobům práce. To vše má přímý dopad na zaměstnance i jejich pracovní prostředí.

V tomto ohledu se návrh kanceláře pro týmovou spolupráci stává strategickým nástrojem pro rozvoj podnikání. Dobře navržený kancelářský prostor, který podporuje týmovou práci, pomáhá zvyšovat kreativitu, zlepšuje komunikaci a činí týmy produktivnějšími. Pokud chcete, aby vaše firma držela krok s dobou, tento článek je určen právě vám.

Jak organizace kanceláře podporuje soustředění a týmovou práci?

Dobře zorganizované kancelářské prostředí není jen otázkou vzhledu nebo pořádku – úzce souvisí s produktivitou a pohodou zaměstnanců. Pokud je pracovní prostředí promyšleně navrženo, zaměstnanci se cítí pohodlně, jsou méně ve stresu a lépe se soustředí na svou práci. Například uklizená pracovní místa, dobře řešené úložné prostory a pohodlné židle mohou omezit chaos, předcházet fyzickému přetížení a vytvořit prostředí, které podporuje fyzickou i duševní pohodu.

Upravená kancelář opravdu dělá rozdíl v tom, jak vypadá váš pracovní den. Umožňuje zaměstnancům být produktivnější, aniž by je něco rozptylovalo nebo zpomalovalo. Když má každá věc své místo, je snazší se soustředit a rychleji dokončit úkoly. Tento pocit zvládnuté práce může pozitivně ovlivnit morálku, snížit frustraci a zvýšit celkovou energii. Když je pracovní prostor čistý a přehledný, celý den probíhá hladčeji. Koneckonců, někdy nejde ani tak o dokončení úkolů jako o to, mít z práce radost.

Nejde ale jen o osobní organizaci. Prostor určený jak pro spolupráci, tak pro individuální soustředění může znamenat obrovský rozdíl. Když máte místo, kde můžete sednout a řešit problémy nebo diskutovat nápady, komunikace je přirozenější. Kreativita se rozvíjí a nápady si mezi sebou vyměňujete způsobem, který tým ještě více stmeluje. Prostor, který umožňuje individuální práci, ale i týmové řešení úkolů, může rozhýbat týmovou dynamiku a přinést výsledky.

Vzhledem k tomu, že týmová práce je základem moderního pracoviště, vyvstává logická otázka: Jak tuto dynamiku přenést do praxe? Jednou z nejzásadnějších odpovědí je vytvoření prostoru pro spolupráci – místa určeného výhradně pro to, aby se týmy mohly setkávat, přemýšl

Proč každá kancelář potřebuje prostor pro spolupráci?

Kromě volby správné strategie týmové spolupráce, vhodných nástrojů a naslouchání potřebám kolegů je stejně důležité vytvořit v kanceláři prostor pro spolupráci, který zaměstnance motivuje ke společné práci.

Kancelář je skvělým místem pro vznik nových obchodních nápadů, práci, týmovou komunikaci a vše ostatní, co je nedílnou součástí pracovního života. Návrh prostoru pro spolupráci v kanceláři je proto často v centru pozornosti – formuje image firmy, podporuje firemní kulturu, rozvíjí kreativní potenciál zaměstnanců a tím přispívá k celkovému úspěchu společnosti.

Co je třeba zvážit při plánování prostoru pro spolupráci v kanceláři?

• Nejvíce kreativních nápadů vzniká ve skupinách odborníků z různých oddělení.
• Až 80 % veškeré práce je vykonáváno v malých týmech.
• Pracovní prostor je jedním z hlavních nástrojů pro zlepšení interakce mezi kancelářskými pracovníky a vedením.
• Efektivní týmová práce se jen zřídka odehrává v tradičních zasedacích místnostech. V dnešní době je spolupráce nepřetržitá, spontánní a probíhá v jakékoli části kancelářského prostoru během celého pracovního dne.

Lidé upřednostňují pracoviště, kde mají největší přístup k následujícím prvkům: interakci s kolegy, zónám pro spolupráci, přístupu k technologiím a speciálním prostorům podporujícím čtyři formy práce:

• individuální práci;
• týmovou spolupráci;
• sociální vztahy v týmu;
• vzdělávání a sdílení znalostí a zkušeností.

Nestačí jen přesunout nábytek a očekávat, že se z kanceláře stane ideální místo pro spolupráci a že lidé začnou lépe spolupracovat – je k tomu potřeba plánování, změny v politice firmy a trochu štěstí. Jaké požadavky by měl kancelářský prostor splňovat, aby zajistil co nejlepší interní spolupráci mezi zaměstnanci?

Nápady na spolupráci v kanceláři

1. Nejlepší uspořádání kanceláře pro týmovou spolupráci

Otevřené uspořádání kanceláře, kde přepážky a dveře nebrání zaměstnancům ve vzájemné komunikaci, je dnes už velmi rozšířené. Odhaduje se, že přibližně 70 % obchodních center je navrženo jako kanceláře s otevřeným půdorysem. Takové uspořádání je poměrně levné a firmám umožňuje umístit více zaměstnanců do omezeného prostoru.

Významnou výhodou těchto kancelářských prostor zaměřených na spolupráci je snadnost komunikace mezi zaměstnanci, protože se většinou navzájem dobře znají. Když lidé pracují bok po boku, začínají se lépe chápat, rychleji vnímat myšlenky svých kolegů a dosahovat společných výsledků.

Navíc je snazší udržovat v firmě disciplínu, když se všichni řídí stejnými pravidly. Společný pracovní prostor je také skvělou příležitostí pro neplánovanou brainstormingovou schůzku nebo pro řešení složitých problémů. Méně zkušení zaměstnanci zároveň mohou mnoho získat tím, že sledují práci svých kolegů a učí se od nich v praxi.

Na druhou stranu, nedostatek komunikace je jednou z největších překážek při budování přátelského týmu. Když jedno oddělení nemá ponětí, co zrovna dělá druhé, nebo kolik práce mají jeho členové, konflikty jsou téměř nevyhnutelné.

2. Kancelářský nábytek pro spolupráci

Není tajemstvím, že kancelářský nábytek odráží úroveň úspěchu firmy. Každý návštěvník, obchodní partner nebo zákazník si nejprve všímá, jak je pracovní prostor zařízen. Pohodlný a funkční nábytek dává zaměstnancům jistotu v silné pozici firmy a podporuje respekt k vedení společnosti.

Pokud je nábytek nepohodlný, práce se může změnit v každodenní utrpení. Stůl nebo křeslo by měly být co nejpohodlnější, aby netrpěly oči, krk ani záda. Proto je třeba věnovat pozornost nejen vzhledu, ale i velikosti nábytku. Pohodlná práce, která přináší radost, zvyšuje úspěšnost a nakonec i pracovní výsledky.

Kancelářský nábytek zaměřený na spolupráci zlepšuje pracovní náladu, spojuje všechny zaměstnance v uvolněném prostředí, podporuje výměnu nápadů a umožňuje vést týmové i soukromé schůzky v konstruktivní, ale přátelské atmosféře.

3. Lounge zóna v kanceláři pro týmovou spolupráci

Různé kancelářské zvuky mají výrazný vliv na soustředění a produktivitu zaměstnanců. Pracovníci potřebují tiché, pohodlné místo, kde je nic nebude rušit – právě proto není možné navrhovat kancelářský prostor pro spolupráci bez relaxační místnosti.

Nejlepší je vytvořit odpočinkovou zónu v samostatné místnosti. Dobře ale poslouží i jakákoli část kanceláře oddělená přepážkami nebo skříněmi. Dobře vybavený relaxační koutek pomáhá uvolnit napětí, zmírnit stres a podpořit komunikaci i vzájemnou interakci.

Styl lounge zóny by měl odpovídat celkovému stylu kanceláře, případně s ním být vhodně sladěný. Při výběru designu pro prostor zaměřený na spolupráci je důležité vytvořit pohodlnou a útulnou atmosféru, ve které se daří klidu, neformální komunikaci a opravdovému odpočinku.

Například můžete okna vyzdobit jemnými závěsy a pokojovými rostlinami, a nainstalovat lampy s měkkým, útulným světlem. Akvária, malé fontánky nebo obrazy navíc navodí domáckou atmosféru.

Některé firmy vybavují lounge zóny běžeckými pásy, rotopedy, steppery a sprchovými kouty. Není žádným tajemstvím, že pravidelný pohyb stimuluje činnost mozku. Tento typ odpočinkového prostoru je samozřejmě nejúčinnější – pomáhá zaměstnancům rychleji regenerovat – ale vyžaduje větší investice a dostatek volného místa.

Design kanceláří pro spolupráci v době hybridní práce

S nárůstem práce z domova se objevily nové výzvy i určité napětí mezi těmi, kteří pracují na dálku, a těmi, kteří docházejí do kanceláře. Dnešní zaměstnanci už nejsou vázáni pouze na práci v kanceláři. Pokud část týmu pracuje z kanceláře a část z jiného místa, je třeba kancelářské uspořádání upravit tak, aby podporovalo vzájemnou komunikaci a spolupráci – i na dálku.

Pokud hledáte způsob, jak posílit týmovou spolupráci, je skvělou volbou tzv. „hot-desking“ – flexibilní pracovní místa bez pevně přiděleného sezení. Zaměstnanci se tak mohou zapojit do různých činností a snadněji komunikovat s kolegy z jiných týmů či oddělení.

Při navrhování hybridního pracovního prostředí je důležité myslet i na prostory pro videohovory a Zoom schůzky. Tyto jednotky se liší od běžných konferenčních místností – jedná se o vizuálně oddělené, zvukově izolované kabiny ideální pro videohovory. Zajišťují, že se do diskuze mohou efektivně zapojit všichni, bez ohledu na to, odkud se připojují. Dnes už asistentky a asistenti nepomáhají jen fyzicky v kanceláři – mohou vést videohovory s kolegy z jiných poboček nebo týmů, což manažerům umožňuje lépe dohlížet na chod oddělení a řešit případné komunikační problémy.

Je také důležité zahrnout do kanceláře tzv. „mikroprostory“. Může to být místnost vyhrazená pro rychlé porady, výklenek na krátkou přestávku u čaje nebo klidné místo, kde může několik lidí pracovat nerušeně. Tyto prostory by měly být vybaveny technologiemi podporujícími týmovou práci – i když se část týmu nachází mimo kancelář.

Začleněním těchto prvků do návrhu vaší kanceláře podpoříte efektivní spolupráci vašich hybridních týmů bez ohledu na jejich geografické rozložení. Pokud správně propojíte digitální a fyzické pracovní prostředí, vytvoříte kulturu týmové spolupráce, ve které se každý bude cítit příjemně.

Závěrečné myšlenky k nápadům na kancelářské prostory

Chtějí vaši zaměstnanci co nejdříve opustit své pracovní místo? To samozřejmě znamená, že efektivita jejich práce bude minimální. Jen komplexní a integrovaný přístup k podnikání pomůže firmě růst efektivně a úspěšně. Ideální kancelář není jen místo, kam lidé chodí sedět osm hodin denně a mechanicky plnit úkoly.

Když je kancelář dobře navržená a podporuje komunikaci i spolupráci, vyhrávají nejen zaměstnanci, ale i vedení firmy.

Dobře navržený sdílený kancelářský prostor pomáhá lidem cítit se součástí týmu, zvyšuje jejich spokojenost v práci a zlepšuje pracovní výsledky. Kombinací různých typů pracovních zón – od otevřených prostorů pro týmovou spolupráci až po tiché kouty pro soustředěnou práci – zajistíte, že zaměstnanci budou moci podat to nejlepší, co umí.

Je důležité správně zvolit uspořádání, nábytek a relaxační zóny, aby vaše firma nabízela co nejlepší pracovní podmínky. Navíc, pokud dokážete zajistit, že kancelářský prostor funguje jak pro fyzickou, tak virtuální spolupráci, budou vaše týmy pracovat bez problémů, ať už jsou kdekoliv. S tím, jak se mění způsob naší práce, se hybridní pracovní prostory a digitální nástroje stávají klíčovými pro podporu týmové spolupráce. Pokud zvážíte všechny zmíněné aspekty, budete o krok blíž k tomu, aby vaše firma byla lepší ve všech ohledech a vytvořili jste místo, kde mohou nápady růst.